大切な人が亡くなったとき、そのことを近親者やお付き合いのある人に伝える訃報は、遺族が最初に行う大切な勤めの一つです。
携帯電話がまだ普及していなかった頃は、訃報を電報や電話、速達の葉書などで知らせていましたが、多くの人が携帯電話を所持するようになると、訃報をメールやコミュニケーションツールで知らせることも増えてきました。
メールやコミュニケーションツールによる訃報の知らせは、送る方にとっても簡単で便利である反面、「大切な知らせなのにメールで伝えて良いの？」という疑問もありますよね。
そこで今回は、訃報をメールで知らせる時に必要な基本知識や、訃報のメールを出す時と受け取る時に気をつけるべきマナー・注意点について詳しく解説していきます。
目次
訃報とは
訃報とは、故人が亡くなったことを親戚や知人、勤め先などに知らせることを言います。
訃報を知らせる方法としては、故人に近しい人や早めに知らせたい人には電話や電報、少しお付き合いに距離感がある人には、葬儀の案内も兼ねた葉書を送ったり新聞に訃報欄に載せることが一般的です。
しかし、急速に携帯電話が普及して以降は、メールやコミュニケーションツールを通して訃報のお知らせをするケースも増えてきており、新たな訃報の伝達手段として認識されるようになってきました。
訃報のお知らせは、故人が亡くなったあとできるだけ早くに知らせるべきものですから、コミュニケーションツールが発達した現代では、メールで訃報をお知らせするのも理にかなった方法と言えます。
メールで伝えても良い
いつでも気軽に手早く送れるメールやコミュニケーションツールは、便利で早いというメリットがある反面、訃報という重い知らせで使って良いのかと悩む人も少なくありません。
しかし、訃報という大切な知らせはいち早く伝えることが重要なので、メールで伝えても大丈夫です。
特に、故人に近しい親族やお手伝いをお願いしたいという人に対しては、できるだけ早く集まってもらうためにも有効な手段となります。
ただし、普段から気軽に使っているコミュニケーションツールだからこそ、訃報を知らせる時には状況をよく考えて言葉を選びながら伝えることが大切です。
訃報をメールで伝えるケース
訃報をメールで伝えること自体は何も問題ありませんが、だからといってすべての連絡をメールで済ませてしまうと、礼節に厳しい人から苦言を述べられたり、メールがうまく届かず訃報が伝わっていないといったトラブルが起こる可能性があります。
訃報をメールで伝える時には、「メールで伝えるべき状況かどうか」を判断してからメールをする方が適切です。
では、訃報とメールで伝えるべきケースとはどのような状況なのか、具体的な例を挙げて詳しく解説します。
- 近しい親族と電話がつながらない場合
- メール以外で連絡を知らない場合
- 連絡先が多く時間が取れない場合
- 社内の人や友人に連絡する場合
近しい親族と電話がつながらない場合
故人に近しい親族に訃報を連絡する際は、最初からメールで訃報を伝えるよりも、まずは電話を掛けて連絡するようにします。
なぜなら、近しい親族には葬儀のお手伝いをしてもらわねばならないことも多く、できるだけ早くに集まってもらい相談するケースが多いからです。
しかし、故人が亡くなった時間帯によっては、電話がつながらなかったり留守電でメッセージを残すしかできません。
このような場合には、近しい親族であっても訃報をメールで伝えるようにし、できるだけ早く訃報が伝わり相談できるような状態にしましょう。
メール以外で連絡を知らない場合
故人の訃報を受け取る側にとっては、「遺族から直接声で事情を聞く」ことが一番確かな情報です。
しかし、電話番号を知らなければそもそも直接話すこともできませんし、相手が自分の電話番号を知らなければかけ直すこともできません。
このように、メール以外の連絡先を知らないといったケースでは、まずはメールで訃報の第一報を知らせるようにします。
もし相手が近しい親族なら、訃報のメールを送る際に一緒に電話番号も伝えておき、すぐに連絡が取れるよう準備すると良いでしょう。
連絡先が多く時間が取れない場合
訃報を知らせるべき連絡先が多いと、電話をするだけでも時間が取られてしまい、葬儀の準備に影響が出ることも少なくありません。
このようなケースでは、訃報の第一報をメールのグループ設定で伝えたり、コミュニケーションツールを通してグループ内に一斉送信することがあります。
特に、コミュニケーションツールの場合はその場で複数人とやり取りができますから、個別で連絡を取るよりも時間を有効に利用することが可能です。
ただし、一斉メールで訃報をお知らせしてしまうと、相手のメール設定によっては拒否されてしまい、メールが届かない人が出るといったトラブルも考えられます。
メールによる訃報の連絡は、連絡先が多い場合には有効的なお知らせの方法ではありますが、このようなトラブルがあることまで踏まえて利用しましょう。
社内の人や友人に連絡する場合
遺族の勤め先や友人に連絡する場合も、訃報をメールで伝える方法がよく見られます。
勤め先に連絡するケースでは、訃報と忌引きの連絡を該当する部署や上司に電話連絡した上で、仕事で使用しているグループメールで一斉連絡し、業務の引き継ぎやお詫びを伝えることが一般的です。
友人に連絡するケースでは、個別メールで何人かの友人に連絡したあと情報を回してもらったり、コミュニケーションツールのグループ内で訃報を伝えます。
一般葬での葬儀では、勤め先や友人からの参列・弔電などを受けることもありますので、お通夜や告別式の日程と葬儀場の住所までメールで伝えておき、相手が困らないように情報を伝えるようにしましょう。
訃報のメールで伝えるべき項目
訃報のメールを受け取った人は、メールの内容を見て葬儀に参列する日にちや場所の確認をします。
葬儀に直接参列しなくても、供花や供物・弔電などを送ることもあるので、訃報のメールでは必ず伝えるべき項目を書かなければなりません。
ここでは、訃報のメールで伝えるべき項目について紹介します。
メールで訃報を伝える時の参考にしてください。
- 故人の名前・続柄・年齢
- 亡くなった場所・時間・死因
- 葬儀の会場と日程
項目①：故人の名前・続柄・年齢
故人の名前と続柄、および故人が亡くなった時の年齢は、故人の基本的な情報になります。
たとえば、
- メールの送り主から見て故人が父になるのなら「父 〇〇（故人の名前）享年80歳」
- メールの送り主から見て故人が祖母のなるのなら「祖母 〇〇（故人の名前）享年86歳」
というように、誰が亡くなったのかをはっきり書くようにしましょう。
このとき、故人の名前を間違って入力してしまうと、弔電や供花・供物を送る時に故人の名前が間違ったまま記載されてしまいます。
故人の名前を間違えることは、せっかく弔電や供花・供物を送ってくださった人に恥をかかせてしまいます。
メールに入力する時には故人の名前に間違いがないかをよく確認してください。
項目②：亡くなった場所・時間・死因
次に、故人が亡くなった場所と時間、亡くなった死因について記載します。
これは、故人がどのようにして亡くなったのかを触れる程度で知らせるためのもので、あまり詳しく書く必要はありません。
具体的な例としては、次のような文章です。
病気治療中で入院していた父〇〇（故人の名前）が、本日未明に亡くなりました。
自宅療養中だった母〇〇（故人の名前）が、家族に見守られて今日夜半過ぎに亡くなりました。
ホスピスにてケアを受けていた父〇〇（故人の名前）が、本日夕方に亡くなりました。
もし故人が不慮の事故や災害などで亡くなった場合は、無理に死因がわかるような書き方をしなくても問題ありません。
「本日早朝に急逝いたしました」という表現にとどめ、故人が亡くなったことだけを伝えるようにしましょう。
項目③：葬儀の会場と日程
メールで訃報を伝える際に、すでに葬儀会場と日程が決まっている場合は、メールでその内容を伝えるようにしましょう。
葬儀会場については、細かく住所と電話番号まで記載しておき、電報や供花・供物が問題なく届くようにしてください。
葬儀会場と日程が決まっていない場合は、故人の自宅住所や緊急連絡先となる電話番号などを記載しておき、参列者が困らないようにしておきましょう。
一般葬以外の葬儀を行う場合の訃報メール項目
近年では葬儀の種類も増えてきており、一般的な葬儀以外にも、家族葬や音楽葬といった葬儀が行われるようになりました。
一般葬以外の葬儀では、少人数で暖かく故人を見送るために、一般参列者や香典を遠慮するケースがよくあります。
このような特別な葬儀をする場合は、先に説明した内容とはまた違った項目を記載しなければなりません。
では、一般葬以外の葬儀を行うときにはどのような項目を記載するべきなのか、その内容を詳しく解説します。
- 葬儀の内容
- 一般参列の是否
- 香典・供物・供花
項目①：葬儀の内容
一般葬以外の葬儀を行う場合は、必ず葬儀の種類や内容について記載するようにしましょう。
たとえば、少人数で家族葬を行う場合には、次のような内容をメールで伝えます。
この度の葬儀は、故〇〇（故人の名前）の遺志により家族葬で行われることになりました。
この度の葬儀は、遺族のみでしめやかに行いたいと思っております。
この度の葬儀は、遺族のみで暖かく見送りたいと思います。
もし一般葬と違うことを伝えておかないと、電話やメールの返信などで葬儀会場を尋ねられたり、忙しい中で複数の人に対応しなければなりません。
一般葬とは違う葬儀で故人を見送ることが決まっている場合はその内容をメールで先に伝えておき、暖かく見守っていただけるようお願いしましょう。
項目②：一般参列の是否
一般葬では、葬儀場の場所と日程をメールで知らせておくと、一般参列者がその場所と日程に合わせて葬儀に参列します。
しかし、家族葬やその他の小規模葬では参列者数が限られているため、一般参列者をお断りしなければなりません。
家族葬や小規模葬では一般参列は控えるべき、という考えを持つ人も増えてきてはいますが、はっきりとした「お断りの文章が」記載されていないと、もしかしたら参列するべきなのかと悩む人も多いのです。
したがって、訃報のメールで家族葬や小規模葬であることを伝える際には、必ず一般参列の是否をはっきりと記載して伝えるようにしましょう。
項目③：香典・供物・供花
一般葬以外の家族葬や小規模葬の場合、一般参列だけではなく香典・供物・供花もお断りされることがあります。
しかし、香典・供物・供花は故人に対するお悔やみの気持ちであり、特に礼節を重んじる人はお断りがない限り用意する人も少なくありません。
その一方で、「家族葬では香典を辞退することが多い」という話を聞いて判断してしまい、香典辞退をしていない家族葬に何も用意せず参列し、肩身が狭い思いをする人もいます。
一般葬以外の葬儀は、近年急激に増加して社会的な認識度が高まってはきましたが、香典・供物・供花に関しては遺族にその決定権があるため、訃報のメールではっきりと希望を伝えないとメールを受け取った人が悩む可能性があるのです。
したがって、一般葬以外の葬儀で故人を見送る場合には、訃報のメールで香典・供物・供花に関する受け取りをどうするのかはっきり伝えておき、相手が悩まないよう考慮しましょう。
訃報のメールを出すタイミング
訃報のメールは、どのような人にも同じタイミングで出すのではなく、相手によって出すタイミングを変えなければなりません。
では、具体的に誰に対していつ訃報のメールを出すべきなのか、訃報のメールを出すタイミングについて相手別に詳しく解説しましょう。
故人の近親者へ出すとき
故人の近親者へ訃報のメールを出す際は、ご臨終から安置の間にできるだけ早く出さなければなりません。
故人の近親者は遺族になるため、故人が亡くなってからすぐに葬儀の準備や段取りを組む必要があります。
このとき、できるだけ早くに多くの近親者が集まれば、喪主や施主になる人の負担が軽減されますし、葬儀日程もスムーズに決められるのです。
そもそも、近親者への連絡は電話が基本ですが、相手が電話に出られないといった場合にはすぐにメールで訃報を伝え、できればお手伝いをして欲しいことやお願いしたいことなどを早めに知らせるようにしましょう。
故人の勤め先や交友関係に出すとき
故人の勤め先や交友関係、さらに遺族の勤め先などに訃報のメールを出す場合は、葬儀日程が決まったタイミングで出すようにします。
勤め先や交友関係は参列者になるので、情報としては葬儀場の住所や詳しい日時が必要です。
しかし、まだ何も決まっていない段階でメールを出してそのままにしてしまうと、訃報のメールを受け取った人は参列もできず香典や供花・供物を送ることもできません。
一番良い方法は、まず故人が亡くなったことだけを電話で伝えておき、詳しい葬儀日程が決まり次第その内容をあらためてメールで送ることです。
メールなら文字として残るので間違えることがありませんから、受け取る人も安心できますよね。
故人の勤め先や交友関係といった一般参列者に訃報メールを出す際は、葬儀日程が決まってから詳しい情報を記載したメールを送るようにしましょう。
訃報のメールの文例
訃報のメールを出すこと自体は決して失礼にはなりませんが、メールという方法だとどのような文章で送れば良いのか悩む人も多いのではないでしょうか。
そこでこの章では、訃報を伝えるメールの文例を送る相手別に紹介していきます。
訃報のメールを作成する際の参考にしてみてください。
近親者への訃報メールの文例
近親者への訃報のメールや、故人が亡くなってから比較的早い段階で送られます。
つまり、伝える情報としては、
- 故人が亡くなったこと
- 現在決まっている予定
- これから葬儀に向けて話し合いたいこと
が基本となります。
この3つを外さないように文章を作成しましょう。
近親者への訃報メールの具体的な例文は、次のとおりです。
〇〇（故人の名前）の長女の〇〇です。本日夕方、闘病していた父が亡くなりました。父は葬儀場にお願いして自宅に連れて帰ってきましたが、今後の予定はまだはっきりと立っておりません。詳細が決まり次第再度ご連絡致しますが、お時間が許すようなら葬儀に関して助言をいただけると安心できますので、何卒よろしくお願い致します。
親戚・知人への訃報メールの文例
故人から四親等以上の親戚や知人への訃報メールは、ある程度葬儀の日程に目処が立った頃に出されます。
したがって、親戚や知人への訃報メールを出す場合には、
- 故人の訃報
- これまでのお礼
- 葬儀日程
を基本にして文章を作成してみましょう。
親戚や知人への訃報メールの具体的な例文は以下のとおりです。
〇〇（故人の名前）の長男〇〇です。本日の明け方近く、長い闘病生活を送っていた母が亡くなりました。生前は母への励ましやお見舞いを頂き、本当にありがとうございました。通夜と葬儀は下記の日程で行われますので、ご参列を賜りますようよろしくお願い致します。
故 〇〇〇〇 義 葬儀告別式
通夜 令和〇年〇月〇日〇時より
葬儀告別式 令和〇年〇月〇日〇時より場所 〇〇〇〇斎場（住所・電話番号）
喪主 〇〇〇〇（長男）
連絡先 （電話番号・メールアドレスなど）
社内の人への訃報メールの文例
勤め先への訃報メールは、伝えるべき項目で紹介した基本を押さえた文章を送ります。
送る相手が「仕事関係者であること」と「複数の人へ伝える文章であること」を踏まえた上で、端的に必要な情報を盛り込んだメール内容にしましょう。
勤め先への訃報メールの例文は次のとおりです。
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
この度実母〇〇（故人の名前）が長い闘病生活を終え、〇月〇日に87歳の生涯を全う致しました。
下記の通り葬儀告別式を執り行いますので、ご報告申し上げます。故 〇〇〇〇 義 葬儀告別式
通夜 令和〇年〇月〇日〇時より
葬儀告別式 令和〇年〇月〇日〇時より場所 〇〇〇〇斎場（住所・電話番号）
喪主 〇〇〇〇（長男）
連絡先 （電話番号・メールアドレスなど）また、〇月〇日〜〇月〇日まで慶長休暇を申請致しますので、休暇中に
連絡の際は下記連絡先にお願い致します。連絡先 （携帯番号・メールアドレスなど）
訃報メールを出す時の注意点
訃報をメールで伝えるということは、「書いた文章が文字として残る」ということです。
したがって、訃報メールでは相手にわかりやすく伝えられるよう注意しなければならないポイントがあります。
では、訃報メールを出す際にはどのようなことに注意すれば良いのか、守るべき注意点を確認していきましょう。
- 内容を簡潔にわかりやすく書く
- 日時や住所を間違えないようにする
- 参列や香典辞退ははっきり伝える
- 忌み言葉を使わない
- メールで連絡して良い相手なのかを確認する
注意点①：内容を簡潔にわかりやすく書く
訃報のメールは弔事のお知らせになるため、時候の挨拶やご機嫌をうかがう文章は必要ありません。
必要なのは、故人の名前や年齢・葬儀告別式の会場・葬儀の日程といった基本情報です。
読む人がわかりやすいよう簡潔にまとめて書くようにしましょう。
注意点②：日時や住所を間違えないようにする
訃報のメールを受け取った人は、葬儀告別式の日程や場所などをメールの情報で確認します。
したがって、もし日時や住所などが間違っていた場合、送った弔電や供花が届かないといったトラブルを引き起こし、相手にも迷惑をかけるかもしれません。
訃報のメールに記載する日時や住所などの基本情報は、送信前にしっかり確認してから送るようにしましょう。
注意点③：参列や香典辞退ははっきり伝える
家族葬や小規模葬で参列や香典辞退をする場合は、相手がわかるようにはっきりと伝えることが大切です。
読んだ相手が迷わないよう、「葬儀告別式を家族葬で行うこと」と「参列や香典を辞退すること」を簡潔に記載し、相手が理解しやすい文章で伝えましょう。
注意点④：忌み言葉を使わない
訃報のメールは「弔事を連絡する手紙」なので、忌み言葉を使用してはなりません。
特にメールで連絡する場合、よく使われるのが「追って連絡します」といった言葉なのですが、実はこの「追って」という部分も忌み言葉です。
あとから連絡する時につい「追って」と書いてしまいがちですが、忌み言葉にならないよう十分注意をして文章を書くようにしましょう。
注意点⑤：メールで連絡して良い相手なのかを確認する
訃報のメールは大変便利なのですが、受け取る相手によってはメールでのご挨拶を失礼と取られることがあります。
とくにお年の方や直属の上司といったいわゆる「目上の人」の場合、メールだけで訃報を伝えると相手にあまりよい印象を持たれません。
訃報をメールで伝える時にはまず「メールだけで済ませていい相手か」という点を確認し、必要であればメールよりも先に電話で伝えて、あとから詳細をメールで伝えるなどの対応をしましょう。
訃報のメールへの返信に関するマナー・注意点
訃報のメールで気をつけるのは、送る側だけではありません。
訃報という弔事の連絡を受けた側も、返信する際には守るべきマナーや注意点があります。
では、具体的にどのような点に気をつけるべきなのか、その具体的な例を紹介しましょう。
- メールの返信をしつこく要求しない
- 必要最低限の返信をする
- 絵文字やスタンプを使わない
- 勝手にメール内容を他人に教えない
- 電話連絡は可能な限り避ける
マナー・注意点①：メールの返信をしつこく要求しない
一般的なマナーとしては、メールを受けた場合返信しないことの方が失礼にあたります。
したがって、訃報のメールを受けたときにもお悔やみの返信をすしますが、この際に訃報メールを送った人にしつこく返信を要求してはなりません。
訃報のメールは簡潔なものが多いので、もっと詳しく内容を知りたいと思うこともあるでしょうが、送った遺族は故人を見送るために忙しい状況で、精神的にも不安定になっています。
普段のメールのように返信を催促するようなことをせず、お悔やみの返信を一度送ったらそのあとは見守るように心がけましょう。
マナー・注意点②：必要最低限の返信をする
お悔やみの返信をする時も、長々とした文章で返してはなりません。
必要なのは、故人の死に対するお悔やみと遺族への労いの気持ちなので、それだけを簡潔に伝えるようにしてください。
訃報のメールへの返信文例
訃報メールへの返信例文は、次のとおりです。
この度は、お父様のご逝去に接し心よりお悔やみ申し上げます。ご遺族の皆様におかれましては、さぞお力を落としのことと心中を察しております。ご愁傷様でございました。本来であれば直接お悔やみを申し上げるべきところではございますが、略儀ながらメールでのご挨拶になりましたことをお詫びして失礼いたします。
〇〇〇〇（自分の名前）
連絡先（電話番号やメールアドレス）
マナー・注意点③：絵文字やスタンプを使わない
メールやコミュニケーションツールで訃報のお知らせを受けた時、気をつけなければならないのが絵文字やスタンプです。
特にコミュニケーションツールを使い慣れていると、ついいつもの癖で絵文字やスタンプを使って気持ちを表しがちですが、弔事である訃報メールの返信で絵文字やスタンプを使用するのは失礼にあたります。
親しい人であるほど絵文字やスタンプを使いがちですが、メールやコミュニケーションツールであっても正式な「訃報のお知らせ」になるので、送った人に失礼がないようにしましょう。
マナー・注意点④：勝手にメール内容を他人に教えない
訃報のメールでは、葬儀場の住所や連絡先、葬儀告別式の日程などが伝えられます。
しかし、この情報は遺族が故人へ向けて発信したものであり、「参列して頂きたい人」に向けて送られたものです。
もし知り得た情報を「訃報メールを受け取っていない人」に知らせた場合、遺族の気持ちを無視した失礼な行為になります。
訃報メールで「〇〇さんにもお伝え下さい」というお願いがあるなら別ですが、メールの内容については遺族の許可なく他人に教えないようにしましょう。
マナー・注意点⑤：電話連絡は可能な限り避ける
訃報のメールを受け取った人に多いのが、慌てて電話連絡をするという行為です。
受け取った人が近しい親族であるなら、より詳しい情報を知るために電話することも失礼にはなりませんが、一般参列者として電話連絡をすることは、忙しい遺族の時間を割くことになるためあまり良くありません。
詳しく知りたいと思っても電話連絡は可能な限り避け、遺族の負担にならないよう気をつけて行動しましょう。
まとめ
訃報をメールで伝える方法は、遺族にとって簡単で早いというメリットがある一方で、気をつけなければならない注意点も少なくありません。
訃報をメールで伝える時には、事前に注意点やマナーなどをよく確認しておき、失礼のないメールになるよう気をつけましょう。
