【2021】戸籍謄本の取り方・取り寄せ方法は?コンビニ・郵送・代理取得は可能?

戸籍謄本の取り方 一般知識・マナー

戸籍謄本を取得するにはさまざま方法があり、この際の段取りや手続きは複雑であるため、初めての方は難しいと感じることも少なくありません。

そこで、ここでは戸籍謄本の取り方を説明しながら、「取得方法の種類」「種類ごとのメリット・デメリット」「委任状の書き方」などについて解説します。

戸籍謄本を取得する場面は、一度きりではなくたびたび訪れることも珍しくはありません。

この機会に手順を覚え、各種手続きをスムーズに行える知識を身につけましょう。

戸籍謄本とは?

戸籍謄本申請書のアップ

戸籍謄本を説明する前に、まずは戸籍とは何なのかについて解説します。

戸籍謄本の読み方

戸籍謄本の読み方は「こせきとうほん」です。

戸籍謄本の記載項目

戸籍とは、生まれてから亡くなるまでの個人の一生の記録(身分事項)が記載された証明書で、夫婦とその子供の親子2代の身分関係を一つの単位として成り立っています。

なお、戸籍には次の情報が記載されています。

戸籍謄本の記載内容
  • 本籍地
  • 氏名
  • 性別
  • 生年月日
  • 戸籍に入った年月日
  • 父・母・養父母の氏名と続柄
  • 他の戸籍から入った人の元の戸籍 など

この戸籍に記載されている人物全員分の身分事項を証明する書類が戸籍謄本です。

戸籍の原本の内容すべての写しが戸籍謄本と考えればわかりやすいでしょう。

戸籍謄本と戸籍抄本との違い

両腕を開く女性

戸籍謄本とよく似た言葉に「戸籍抄本(こせきしょうほん)」という言葉があります。

この2つの似た言葉の意味が分からないと、戸籍謄本を取得するために訪れた役所で「戸籍謄本と戸籍抄本のどちらが必要ですか?」と聞かれても戸惑ってしまうでしょう。

そこで、ここでは戸籍謄本と戸籍抄本の違いについて解説します。

戸籍謄本:全ての項目が記載

戸籍にいる全員分の記録を記載した文章で、戸籍管理が電子データ化されるようになってからは正式名称が「戸籍全部事項証明書」に変更されました。

戸籍抄本:一部の項目が記載

戸籍にいる一部の人物に関する記録を記載した文章で、戸籍管理が電子データ化されてからは正式名称が「戸籍個人事項証明書」に変更されました。

戸籍謄本が必要となる場面

国民年金年金手帳

戸籍謄本は「ご自身のことを証明する場面」「相続関係の証明」「入籍事」など、家族間のつながりについて証明する場面や、申請者情報を証明する場面で必要になる書類です。

また、これ以外にも次のような場面で戸籍謄本が必要です。

必要となる場面
  • パスポートの申請をするとき
  • 生命保険を請求するとき
  • 年金受給を始めるとき
  • 相続手続きを開始するとき
  • 遺言書を作成するとき など

戸籍謄本はどこで取り寄せられる?有効期限は?

?とスーツ姿の男性の手のひら

戸籍謄本は本籍地のある市区町村窓口で取得しますが、郵送で取り寄せることも可能です。

なお、有効期限については申請先で異なるのが現状です。

一般的には3ヶ月が有効期限とされることが多い戸籍謄本ですが、役所へ提出する場合は3ヶ月経過した書類でも受け付けてくれる場合もあります。

 

銀行に提出する場合は、3ヶ月以内の有効期限を求める銀行もあれば、6ヶ月以内の有効期限を求める銀行もあり受理基準はさまざまです。

ただし、法務局と税務署に提出する戸籍謄本には有効期限がありません。

有効期限については提出先で全く状況が異なるため、申請先で説明を求めた方が良いでしょう。

戸籍謄本の取り方・取り寄せ方別のメリット・デメリット

山梨県庁

戸籍謄本の取り方には次に挙げる5つの方法があります。

ここでは、この5つの戸籍謄本の取り方と用意するものを説明しながら、メリット・デメリットについても解説します。

戸籍謄本の取り方・取り寄せ方
  • 本人が役所に出向いて取得
  • 代理人が役所に出向いて取得
  • 郵便局で取得
  • 郵送で取得
  • コンビニで取得

方法①:本人が役所に出向いて取得

本籍地のある市区町村役場へ出向き、窓口で戸籍謄本を申請する方法です。

住所地と本籍地が近い場合には手続きがしやすく、戸籍謄本の取得方法として一般的な方法です。

役所に置いてある交付書に「名前」「本籍地」「必要枚数」などを記入して提出しましょう。

用意するもの

なお、必要なものはお住いの地域によっては異なる場合があります。

本籍地役場のホームページなどに記載されているため、確認しておきましょう。

メリット

直接役場へ出向くため、分からないことがあれば係の方にその場で回答をもらえます。

また、戸籍抄本や除籍謄本が必要な場合でも、その場で必要書類を受け取ることが可能です。

デメリット

戸籍謄本は本籍地の市区町村役場が管理しているため、本籍地とは別の遠方にお住いの方は本籍地まで足を運ぶ必要があります。

また、市区町村役場の対応は平日のみであるため、日中働いている方はわざわざ休みを取って本籍地に向かわなければなりません。

方法②:代理人が役所に出向いて取得

戸籍謄本は本人や家族以外でも取得することが可能です。

そのため、本人にやむを得ない事情があり役場へ出向くことができない状況でも、委任状を書くことで代理人が戸籍謄本を取得することが可能です。

使用目的を記載して本籍地のある市区町村役場へ提出しましょう。

 

なお、委任は必ず直筆で作成し署名・押印します。

パソコンなどでプリントアウトしたものは、受理されないため注意が必要です。

委任状の書き方は、次の「委任状の書き方」の中で詳細に解説します。

用意するもの

メリット

委任状があれば家族以外でも戸籍謄本の取得をお願いすることができます。

デメリット

委任状を渡すということは、その相手の行為の全責任をご自身が背負うということです。

心から信頼のおける人物に依頼しなければ、後々のトラブルに発展する可能性があります。

方法③:郵便局で取得

一部の郵便局では戸籍謄本を取得することが可能です。

なお、戸籍謄本を取得できる郵便局は本籍地にある郵便局に限られます。

用意するもの

メリット

本籍地の市区町村役場が遠く自治体業務を行っている郵便局が近くにある場合は、役場に出向くことなく戸籍謄本を取得できるので時間を節約することができます。

デメリット

自治体業務を行っている郵便局自体が少ないため、ホームページなどで確認する必要があります。

コンビニ申請が普及しているため、郵便局での戸籍謄本の取り扱いをやめている自治体が多いのが現状です。

方法④:郵送で取得

本籍地が遠方にあり市町村役場へ直接出向くことが難しい場合は、郵便で戸籍謄本を取り寄せることも可能です。

本籍地の役場あてに必要書類を揃えて送付しましょう。

用意するもの

メリット

本籍地が遠方の方でも、現地に足を運ぶ手間なく戸籍謄本を取得することが可能です。

また、役所の対応時間を気にすることなく請求できるため、平日の日中に時間が取れない方でも手続きを行うことができます。

デメリット

申請から取得まで2週間程度の時間がかかる場合があります。

必要書類に不備があった場合や足りない場合などは、再提出までさらに時間がかかってしまうため、戸籍謄本が必要な日時に間に合わない可能性があります。

方法⑤:コンビニで取得

コンビニ交付を導入している自治体であれば、コンビニで戸籍謄本を取得することが可能です。

お住いの市区町村役場窓口に問い合わせ、コンビニ交付に対応しているのか確認してみましょう。

用意するもの

マイナンバーカードの場合は、電子証明書を搭載してあれば暗証番号だけで交付が可能です。

住民基本台帳カードの場合は、市区町村役場窓口にてコンビニ交付に必要なアプリを搭載し、交付する書類ごとに暗証番号を設定して利用します。

メリット

役所に出向くことなく、最寄りのコンビニで戸籍謄本を取得することができます。

利用時間が毎日6:30~23:00となっているため、仕事帰りや空いた時間に利用することが可能です(12月29日~1月3日は除く)。

また、市区町村によっては、発行手数料が役場窓口での申請よりも安くなる場合があります。

デメリット

すべての自治体で対応しているわけではないため、あらかじめ確認作業が必要です。

なお、現在の住所と本籍地が異なる場合はあらかじめ本籍地の市区町村に利用申請登録を行い、利用可能な状態にしておかなければなりません。

コンビニで戸籍謄本を取得する手順

ここでは、コンビニで戸籍を取得する際に必要なマルチコピー機の扱い方について手順を追って解説します。

コンビニで戸籍謄本を取得する手順
  1. コンビニのマルチコピー機の「行政サービス」を押す
  2. ご利用上の同意事項を確認して「同意する」を押す
  3. マイナンバーカードを所定の位置にセットする
  4. どこの暗証番号を取得するのか選択する
  5. 暗証番号を入力する
  6. カードをしまう
  7. 必要な証明書を選択する
  8. 戸籍謄本か戸籍抄本かを選択する

委任状の書き方

委任状とボールペン

先ほどお伝えしたとおり、本人や家族以外が戸籍謄本の申請を行う場合は委任状が必要です。

ここでは、委任状の記載内容や不要な人と必要な人の違いについて解説します。

委任状の記載内容

委任状に記載する内容は次のとおりです。

委任状の記載内容
  • 委任の年月日
  • 委任者(戸籍を申請する本人)の住所・氏名
  • 代理人の住所・氏名・生年月日
  • 代理人が行う手続きの内容(戸籍謄本の申請と受け取りと記載する)
  • 委任者の自筆の署名・押印

必須事項はこのような内容が一般的ですが、この他にも電話番号や生年月日を複数記載する自治体もあります。

委任状をダウンロードする場合は、その書式に沿った記載を心がけましょう。

委任状が必要な人・不要な人

血縁関係にある6親等以内の直系親族は、委任状が無くても戸籍謄本を取得することが可能です。

そのため、ご自身の父・母・兄弟・姉妹などにお願いする場合は委任状は必要ありません。

一方で、ご自身の友人・知人・義理の兄などにお願いする場合は委任状が必要です。

また、委任状の有無にかかわらず戸籍謄本の取得には、申請窓口を訪れた人物の本人確認証明が求められます。

必ず委任者本人の書類を持参するように頼んでおきましょう。

戸籍謄本の取得にかかる費用

電卓の上で話し合うサラリーマン人形

戸籍謄本の取得には「戸籍交付手数料」「定額小為替発行発行手数料」の2つの費用がかかります。

この2つの費用は次のとおりです。

戸籍交付手数料

戸籍交付手数料は表のとおり、全国一律で定められています。

種類 手数料(一通あたり)
戸籍謄本・戸籍全部事項証明書 450円
戸籍抄本・戸籍個人事項証明書 450円
除籍謄本 750円
改製原戸籍謄本 750円

定額小為替発行発行手数料

郵便請求の場合は費用を「現金」「収入印紙」「切手」などで支払うことができず、郵便局で購入することができる「定額小為替」で支払います。

定額小為替は「300円」「450円」「700円」と金額に応じて種類があり、一つの定額小為替を購入するのには100円の手数料がかかります。

交付申請する戸籍謄本が多い場合は正確な取得枚数が分からないため、定額小為替を多めに同封しておくことで、足りなかった場合の対応の手間を省くのが一般的です。

戸籍の附票の取り方

本籍地の市区町村役場では、戸籍謄本の他にも戸籍の附表を取ることも可能です。

戸籍の附表とは、戸籍に記載されている人物の現在から過去の住所移転が記載されている書類です。

過去の住所と現在の住所の連なりを証明する戸籍の附表は、次のような状況で必要となります。

  • 新しく不動産を登記する場合
  • 自動車の名義変更・廃車手続きを行う場合
  • 相続手続きにおいて出生から亡くなるまでの戸籍が必要な場合

戸籍の附表は相続手続きにおいて非常に有用性が高いため、これらの手続きをする際には戸籍謄本と合わせて戸籍の附票を取得することをおすすめします。

まとめ

印鑑・電卓・虫眼鏡・相続イメージ

戸籍謄本は、取り寄せる場所や方法によっては、多くの時間や手間がかかるため余裕を持った行動が肝心です。

中でも、故人の相続に関する手続きではたくさんの戸籍謄本や関連する書類が必要であるため、計画的に書類を取得しなければ効率的な作業は難しいでしょう。

特に、日中に仕事を抱えているサラリーマンの方は、平日に相続資料を集めることができないためその傾向が強いようです。

そのような場合は、本サイト「そうぞくドットコム」を利用して自宅に居ながら戸籍謄本を取得してみてはいかがでしょうか?

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この記事を監修したのは、