葬儀の「受付」のやり方は?誰に頼む?使う挨拶の言葉・記帳方法・マナー

葬儀の受付 一般知識・マナー

葬儀に参列する機会はたくあんありますが、葬儀会場の受付を担当する機会はそれほど多くはないでしょう。

中には、これまで一度も葬儀受付を経験していない方も多いはずです。

そのため、葬儀会場の受付作業がどのように行われているのか、多くの方は知らないのではないでしょうか?

 

葬儀受付は、知人・会社関係者から突然頼まれることも多く、葬儀の前日に依頼されることも多く予備知識が重要です。

ここでは、突然の葬儀受付の依頼を受けた場合でも落ち着いてか対応できるよう、葬儀受付の「役割」「挨拶」「注意点」を中心に解説します。

目次

葬儀における受付とは

泣いている遺族

葬儀の受付は「葬儀全体の窓口」として、葬儀に関わる数々の業務に携わります。

主な仕事は「参列者から香典を預かり記帳して頂く」ことがメインとなりますが、これ以外にも会場の案内や葬儀スケジュールの伝達など、その業務範囲は多岐にわたります。

 

葬儀の中でも一番重要と言われ、葬儀の印象に大きく関わるのが葬儀受付です。

遺族を代表していることを意識して、参列者への対応にあたるよう心掛けてください。

葬儀の受付は誰に頼むもの?

悩んでいる女性

葬儀受付は、葬儀会場のスタッフ・葬儀業者が行なうものだと思っている方がいますが、これは一般的ではありません。

通常、葬儀受付は葬儀主催者が受付をしてくれる方を探し、その方にお願いするものです。

葬儀受付を依頼さる方は、次のような方です。

少し遠い親戚

葬儀受付は、葬儀が始まっても葬儀会場には入らずに受付にとどまります。

このような事情から、故人の近親者はしっかりと故人と最後の別れを行いたいと考えるため、葬儀受付には不向きです。

同じ一族でも、故人と関係性が近くない親戚を依頼することが一般的です。

故人に近い友人・会社の同僚

親戚の中に、葬儀受付を依頼できる方がいない場合は、故人に近い友人・会社の同僚へ依頼するのが望ましいでしょう。

この場合、受付を依頼する方が故人と面識があり、かつ依頼者側とも面識があることが重要です。

 

なお、葬儀の受付は高額な香典を扱うため、故人の友人・会社の同僚であっても用心は必要です。

受付のうち、必ず1名は親族の方を交え、香典の扱いについては親族の方にお任せします。

葬儀の受付を頼まれた際の対応方法

事情がわからない女性

葬儀受付を依頼された場合は、まずは受付ができるかどうかの判断をしなければなりません。

ここでは「葬儀受付ができる」「葬儀受付ができない」両方の対応について解説します。

受付ができる場合

葬儀受付ができる場合は、「お手伝いさせていただけるなら、引き受けさせていただきます」と伝えましょう。

その後「葬儀会場」「受付の入り時間」「持ち物」につていて、葬儀主催者へ確認します。

この際の確認は、復唱してメモを取り絶対に間違いがないようにしてください。

 

特に間違いやすいのが、葬儀開始時間と受付担当者の入り時間です。

通常、受付担当者は、葬儀開始時間より1時間前には会場入りするものです。

受付ができない場合

冠婚葬祭の役割の中でも、受付は最も重要な役割の一つです。

そのため、この受付を依頼された場合は、原則的にとして引き受けることになります。

しかし、持病があるなどの本人しか知らない事情があり、どうしても長時間の受付ができないことも考えられます。

 

このような場合は、あいまいな返答はせずに依頼された段階ではっきりと断ります。

こうすることで、早い段階で受付を断られた葬儀主催者は、新たな受付を探す時間ができるのです。

 

この際は「実は○○(受付ができない事情)がありまして、受付をするにはいささか不安がございます。大変申し訳ありませんが受付は辞退させていただきます」と断ります。

断る際には受付ができない理由を添えて、その後の付き合いに支障が出ないような返答を心掛けてください。

【状況別】葬儀の受付で使う挨拶・言葉

香典を受け取る女性

葬儀受付で使う言葉・挨拶のポイントは「遺族の立場になって」が行なうことが重要です。

そのため、弔問客に対しては、丁寧な対応と配慮ある言葉選びが必要です。

弔問客への対応には、次のような状況があります。

状況①:弔問客への挨拶

弔問客が受付に着いたら「本日はお忙しい中ご参列くださりまして、ありがとうございます」と挨拶をします。

雨や雪の悪天候で行われる葬儀では「本日は足元の悪い中お越しくださりまして、ありがとうございます」との挨拶が好ましいでしょう。

親族が弔問に訪れた際の挨拶

親族が弔問に訪れた際には、「この度はお悔やみ申し上げます」と言葉を変えて対応します。

葬儀受付はあくまで「遺族側の立場」で受付を行っていますが、遺族そのものではありません。

そのため、弔問客が故人の親族であるかどうかで、対応方法を変える必要があるのです。

状況②:記帳をお願いする際の言葉

葬儀受付では、弔問客へ芳名帳への記帳を依頼します。

この際には「こちらにお名前とご住所をご記入いただけますでしょうか」のように、声をかけると良いでしょう。

 

また、葬儀会場によっては、芳名帳を葬儀受付とは違う場所で記帳することもあります。

この様な場合は、葬儀受付を少し進んだ場所に記帳場所が設けられているものです。

「恐れ入りますが芳名帳への記帳はあちらでお願いいたします」と言いながら手で場所を示すと、弔問客は混乱することなく記帳が行えます。

状況③:香典を受け取る際の言葉

香典を受け取る際には「お預かりします」が適切です。

弔問客は、遺族に対して香典を渡しているため、「頂戴いたします」は不適切です。

香典を受け取る際には、両手を差し出して受け取るようにします。

状況④:香典返しを渡す際の言葉

本来の香典返しは、香典金額の、2分の1から3分の1程度の品を返すのが習わしです。

しかし、近年では香典を受け取った際にすぐに香典を渡す、「即返し」と呼ばれる作法が一般化してきました。

 

葬儀受付で香典返しを行う場合は、この即返しで香典を渡す場合です。

この際の言葉は特に必要ありませんが、もし声かけをする場合は「こちら香典返しでございます」程度で良いでしょう。

状況⑤:香典を辞退する際の言葉

近年の葬儀傾向として、香典を辞退する方も少なくありません。

このようなに香典辞退を示している葬儀では、受付係は香典を受け取ってはなりません。

 

しかし、中には香典を辞退している葬儀でも、香典を持参する方いるものです。

このような方には「誠に申し訳ありませんが、遺族の意思で香典は辞退申し上げています」と言葉をかけ、お辞儀をして香典をお断りしましょう。

葬儀の受付のやり方

喪主

続いて、葬儀受付を担当する方の仕事をその流れとともに解説します。

これから紹介する葬儀受付のやり方は葬儀を基本に解説しますが、このやり方は通夜・告別式でも同様です。

葬儀の受付のやり方
  1. 開始時間前に焼香を済ませる
  2. 葬儀会場の把握と役割分担を決める
  3. 香典の扱いとお返しについての確認をする
  4. 弔問客への対応をする
  5. 葬儀会場への案内をする
  6. 葬儀が始まってもしばらくは受付にとどまる

ステップ①:開始時間前に焼香を済ませる

受付担当者は、通葬儀開始時間の1時間前には会場に入り事前に焼香を済ませておきます。

これは、受付は葬儀が始まってもその場から離れられず、葬儀中の焼香ができないという事情があるためです。

 

ただし、これはあくまでも遺族の許可を頂いて行う行為です。

中には受付担当者が一人ずつ受付を離れ、弔問客と同じタイミングで焼香をする場合もあります。

焼香をするタイミングについては遺族への確認を取りましょう。

ステップ②:葬儀会場の把握と役割分担を決める

葬儀受付では、弔問客から施設の場所を尋ねられる機会があります。

そのため、会場内の施設の場所については事前に確認しておきます。

よく問い合わせがある施設は次のとおりです。

よく尋ねられる施設
  • トイレの場所
  • 荷物置場・ロッカー
  • 喫煙室

大きな会場では、1階と2階で異なる葬儀が行われる場合もあるため、弔問客の誘導は重要です。

弔問客が迷わないよう、葬儀会場の事前把握と受付の役割分担をあらかじめ決めておきます。

ステップ③:香典の扱いとお返しについての確認をする

香典の扱いと、お返しについてはつぎの確認を行います。

香典の扱い
  • 香典は受け取るのか
  • 受け取らない場合で強引に渡されたときはどうするのか
  • 連名で書かれた香典を受け取った場合の対応をどうするのか
  • お返しは不要と言われた場合はどうするのか

これら弔問客への対応方法については、遺族の意向をもとに、受付担当者全員の対応をあらかじめ決定しておく必要があります。

ステップ④:弔問客への対応をする

実際に葬儀開始時間が近づくと、徐々に弔問客が訪れます。

受付担当者は、つぎの手順で弔問客への対応を行います。

弔問客への対応
  1. 香典を受け取る
  2. 芳名帳に記入していただく
  3. 香典返しを渡す

ステップ⑤:葬儀会場への案内をする

弔問客が会場に到着するタイミングはさまざまです。

葬儀開始時間より早く会場入りする方もいれば、時間ぎりぎりになって到着する方もいるでしょう。

そのため、通葬儀会場にロビーが併設してある場合、早めに到着した方はロビーへ、時間通りに到着した方は会場の席に案内をします。

ステップ⑥:葬儀が始まってもしばらくは受付にとどまる

会場に僧侶が入場すると、葬儀が開始されます。

しかし、葬儀が開始されても遅れて到着する弔問客への対応が必要であるため、受付担当者はその場を離れることはできません。

しばらく時間が経過し、弔問客の来場が収まったのを見越して、葬儀業者スタッフの合図で受付担当者も葬儀会場に入ります。

 

まれに、葬儀業者が受付担当者の誘導を忘れている場合がります。

弔問客の来場が一段落したにもかかわらずどこからも声がかからない場合は、葬儀業者へ声をかけ対応方法を尋ねた方が良いでしょう。

葬儀受付の注意点

お葬式

葬儀受付を務める上では、さまざまな注意点があります。

ここでは、この注意点についてそれぞれ解説していきます。

葬儀の受付をするうえでの注意点
  1. 受付担当者は必ず複数人で行う
  2. 受付担当者は全員が同じ対応をする
  3. 葬儀会場の館内図を把握する
  4. 葬儀スケジュールを把握する
  5. 弔電・供物の対応をする
  6. 早めの行動を心掛ける

注意点①:受付担当者は必ず複数人で行う

葬儀の受付は、小規模な葬儀であっても複数人で行うことが基本です。

この理由は、受付業務の作業量の多さにもありますが、お金を預かっていることもその理由としてあげられます。

香典という「お金」を扱っているため

受付担当者は香典という「お金」を扱うため、一人に任せてしますと、トラブルや疑惑の目を向けられる可能性があります。

このトラブルを回避するには、複数人で作業を分担して「相互監視」の環境が必要です。

 

あまり考えたくはありませんが、大きな葬儀では香典だけでも数百万の金額が葬儀受付に集まるため、予想されるトラブルは事前に回避するのが賢明でしょう。

作業を効率化するため

葬儀会場によっては「受付控え室」が用意してある会場もあり、受付担当者はこの場所で、1人が香典袋から香典を取り出し香典金額を読み上げ、もう一人がその金額を記載していきます。

こうすることで、香典の金額と香典を送った方の氏名を把握し、香典リストを作成しておくのです。

 

この香典リストがあると、遺族の負担は大きく軽減されます。

また、香典袋を開かず直接遺族に渡す場合でも、やはり香典を管理する人数が多いほど「強盗」「窃盗」などの犯罪に合う確率も少なくなるはずです。

注意点②:受付担当者は全員が同じ対応をする

受付担当者の弔問客への対応がばらばらでは、トラブルに発展してしまうケースがあります。

この際のトラブルには次のようなケースがあります。

香典辞退をしている場合

香典を辞退している葬儀で「受付の○○さんは香典を受け取らなかったが、××さんは香典を受け取っていた」といったトラブルにならないよう、つぎの確認事項を共有しなければなりません。

確認事項
  • 親族からの香典は受け取るのか
  • どんな相手からの香典であっても受け取らないのか
  • 「どうしても受け取ってください」と言われた場合の対応はどうするのか

複数人名義の香典返しの渡し方

香典を複数人名義で渡された場合、受付担当者の対応方法が異なると、トラブルに発展するケースがあります。

複数人名義の香典に対しては、次の取り決めが必要です。

確認事項
  • ○○一同と記載があった場合は香典返しは一つにするのか
  • 複数人の個人名が記載されている場合は人数分の香典返しを渡すのか

これらの対応方法は、基本的には遺族の意向が反映されます。

そのため、受付担当者と遺族は事前にこのようなケースの取り決めを行い、受付担当者全員で情報を共有する必要があるのです。

注意点③:葬儀会場の館内図を把握する

先に触れましたが、受付担当者は葬儀会場の施設について、問い合わせを受ける機会があります。

そのためすぐに答えられるよう、あらかじめ館内図を把握しておく必要があるでしょう。

注意点④:葬儀スケジュールを把握する

受付担当者は、弔問客から葬儀開始時刻を聞かれる機会も多いです。

あらかじめ葬儀スケジュールを把握して、これらの質問にすぐに答えられるような準備をしておきます。

注意点⑤:弔電・供物の対応をする

葬儀中に弔電や供物などが届きますが、これらは葬儀受付に届けられます。

届け物が届いたら、受付担当者は相手の名前と種類を確認して、葬儀会場スタッフへ渡し祭壇に供えてもらいます。

注意点⑥:早めの行動を心掛ける

葬儀は「故人との最後の別れ」をする重要な儀式のため、弔問客は真摯な態度で葬儀に望みます。

そのため、葬儀開始時刻の30前には到着する方も少なくはないでしょう。

受付担当者は、このように早く葬儀会場へ到着した方の対応も行うため、自身は更に早めの行動を心がけなくてはなりません。

時間の余裕を十分にもって、万全の体制で弔問客をお迎えします。

 

受付担当者のタイムスケジュールは次のようになります。

受付担当者のタイムスケジュール
  • 11:00~:受付準備開始
  • 11:30~:受付開始
  • 12:00~:葬儀開始

ただし、大規模な葬儀や事前の確認事項が多い場合では、受付開始時間の1時間前から準備を始めた方が良いでしょう。

香典の取り扱い

御霊前

葬儀受付で、最も正確な作業が求められるものは「香典の取り扱い」です。

この香典の取り扱いには、受付担当者の中から最適な人物を選び、「会計係」として作業にあたってもらいましょう。

ここでは、香典の取り扱いをメインに行う会計係について解説します。

会計係が行う作業

会計係は、香典袋を開き金額を確認して集計が終わるまで香典を管理します。

会計の流れは次のとおりです。

会計係の流れ
  1. 芳名帳に番号を振る
  2. 香典袋に芳名帳の番号を記入する
  3. 典袋の中身を確認する
  4. 番号と金額をメモする
  5. お金と香典袋の束を整理する
  6. 記載内容と金額をチェックする
  7. 喪主に香典をお渡しする

会計係には「正確性」「迅速さ」「責任感」が不可欠です。

会計係を受付と兼務する場合は、その作業の複雑さから最低でも2名以上の会計係が必要となるでしょう。

葬儀終了後の受付作業

チェックリスト

葬儀が終了した後も、受付担当者は次の作業を行います。

すべての作業を終え、喪主へ挨拶をして受付担当者の業務は終了です。

葬儀終了後の受付担当者の作業
  1. 香典の記入漏れの確認
  2. 香典の開封
  3. 受付の引継ぎ

作業①:香典の記入漏れの確認

お預かりした香典と芳名帳を見比べて、記入漏れがないか確認作業を行います。

また、お預かりした名刺があれば、まとめて喪主へ渡せるように準備しておきましょう。

作業②:香典の開封

会計係を設けない場合は、香典の開封作業は受付担当者が葬儀終了後に行う事が一般的です。

香典袋を開き、芳名帳に書かれた住所・氏名を確認して、香典金額を香典帳に書き込みます。

作業③:受付の引継ぎ

香典の整理と記入漏れの確認が終ったら、喪主・葬儀責任者のどちらかへ「香典」「名刺」「芳名帳」「香典帳」を渡します。

懸案事項がある場合は、その作業を詳細に報告して作業の引き継ぎを行ってください。

葬儀受付の服装のマナー

喪服の男女

葬儀の場での服装は、葬祭参列者であっても故人・遺族に失礼がない服装が求められます。

葬儀受付を務める者であればなおさらです。

ここでは、葬儀受付の服装についてのマナーを解説しましょう。

マナー①:基本の服装

男性の基本の服装は次のとおりです。

男性の基本的な服装
  • ブラックスーツ
  • 白色のシャツ
  • 黒のネクタイ
  • 黒の靴下

女性の基本の服装は次のとおりです。

女性の基本的な服装
  • ブラックスーツもしくは黒のワンピース
  • 黒の靴下もしくは黒のストッキング

女性は、夏場であっても肌の露出した服装はマナー違反です。

葬儀受付の服装は特別な服装は必要ありません。

基本的には、葬儀に参列する際の服装と同じです。

マナー②:髪型

男性の髪型で、茶髪は葬儀受付としては相応しくないでしょう。

黒色に戻して、短く整え清潔感がある髪型を心掛けてください。

 

女性の髪型は、多少長くても問題ではありません。

しかし、髪の毛が顔にかかり受付業務の邪魔になるようなら、髪留めでまとめる方が良いでしょう。

この際の髪留めは黒色を選び、葬儀会場に明るい色味が映えないような心遣いが必要です。

マナー③:化粧

女性の化粧は軽いメイクが基本です。

この際の「軽いメイク」とは次のようなものです。

軽いメイクの例
  • 口紅は引かないのが正式なマナー(口紅を引く場合は薄い色までなら可)
  • グロスは不可
  • 薄いファンデーションは可
  • アイシャドウは可(色は落ち着いたピンクもしくはブラウン)
  • チークは不可
  • マスカラ・つけまつげ・アイライナーは不可

メイクアイテムはすべて発色の少ないマットな色を選択してください。

特に、ラメ入りのメイクアイテムは葬儀の場では使用できません。

マナー④:靴・鞄

靴・鞄は黒色の単色を選びます。

靴の形状は男性は革靴、女性はヒールの低いパンプスとなります。

また、この際には金具がついていないものが良いでしょう。

次の素材でできた靴・鞄はマナー違反です。

マナー違反にあたる靴
  • 動物の皮
  • エナメル素材
  • 光沢がある素材

マナー⑤:アクセサリー

アクセサリーは、男女ともに原則的には結婚指輪以外はつけません。

しかし、葬儀受付は時間を管理する立場であるため、腕時計の着用は容認されています。

この際の時計は、色は黒色・文字盤は白色のデザイン性のない腕時計が好ましいでしょう。

 

また、女性のアクセサリーでは真珠だけは黒真珠・白真珠ともに使用が認められています。

これは、真珠が「涙」の意味を持つ宝石だからです。

まとめ

お葬式向けの花

葬儀の受付は弔問客を最初にお迎えするため、葬儀全体の印象に影響を与える重要な立場です。

受付に不手際やマナー違反があった場合は、ご自身以上に遺族の評判を落としかねません。

葬儀受付を依頼された場合は、遺族の一員として受付を行っているという意識を持ち、丁寧で心のこもった対応を心掛けてください。

この記事を監修したのは、